Bon à savoir - La législation et ses dispositions

Documentation de tous les processus commerciaux

La conformité est un terme très général. Les produits matériels, comme par exemple les interrupteurs, les appareils électriques ou les véhicules doivent également répondre à certaines exigences afin de bénéficier d’un label de contrôle. Dans le domaine des logiciels, la conformité concerne tous les systèmes informatiques sur lesquels des données et documents devant être conservés sont créés et gérés. Comme les informations sont de plus en plus souvent créées sous forme électronique, des règlementations sont nécessaires pour leur traitement et leur gestion.

Ces règles sont tout simplement indispensables pour le traitement et la mise à disposition d’informations électroniques, car de plus en plus d’informations sont créées et traitées numériquement. Avec le nombre croissant d’e-mails et de processus commerciaux électroniques, il est également de plus en plus utile de documenter les processus concernés ainsi que les informations correspondantes.

En matière de conformité, l’exigence principale est la documentation complète de tous les processus commerciaux. Cependant, afin que cela ait lieu d’une manière régulée et complète, l’utilisation de logiciels de gestion des flux de travail ou des processus commerciaux est indispensable. L’utilisation de tels logiciels permet en plus de garantir une transparence accrue. Dans le même temps, la productivité, mais aussi la qualité des processus commerciaux et du contrôle de gestion, sont optimisées.

Les directives et processus commerciaux peuvent évoluer et de nouveaux processus commerciaux peuvent constamment être élaborés au sein de l’entreprise. Cela signifie que la conformité n’est pas une action isolée, mais bien un processus continu qu’il est nécessaire d’organiser et de surveiller.

Dans tous les cas, la conformité doit constituer une discipline à l’échelle de l’entreprise, pilotée et assistée par le responsable correspondant moyennant des processus correctement planifiés et des technologies adaptées. Comme les autres disciplines de l’entreprise, elle doit être ancrée dans tous les secteurs de l’entreprise car sinon, il est tentant de la contourner.

ECM et conformité

En la matière, les solutions basées sur l’Enterprise Content Management (gestion des contenus d’entreprise, ECM) revêtent une importance particulière. L’ECM englobe les technologies de l’information usuelles liées à des documents (comme la numérisation, la gestion des documents, la gestion des connaissances, les flux de travail, l’archivage, etc.) et intègre l’univers hôte et client/serveur dans la gestion du contenu Web, les technologies relatives aux portails et les autres technologies en ligne.

L’objectif de l’ECM est d’éviter la redondance des données et des documents (chaque information n’est présente qu’une seule fois), de réguler l’accès de façon homogène, de rendre disponibles des informations sélectionnées indépendamment de leur source et de leur utilisation et de mettre à disposition toutes les applications de manière homogène. L’ECM est une technologie de base du commerce électronique pour la mise à disposition des informations nécessaires et le pilotage des processus.

À cet égard, l’ECM englobe également les technologies regroupées sous le terme de systèmes d’archivage électroniques. D’après la classification de l’AIIM, il s’agit, pour un système d’archive, d’applications qui comprennent les composants base de données, Records Management, Document Management, Store et Preserve. En combinaison avec les flux de travail et via l’intégration dans des applications existantes, les systèmes ECM constituent les éléments les plus importants d’une solution de conformité.

Principaux décrets en Suisse

  • Comptabilité commerciale, CO art. 957 - 963
  • Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico)
  • Loi sur la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA), art. 37, 58 et 90, al. 2
  • Ordonnance sur la loi sur la taxe sur la valeur ajoutée (OLTVA), art. 43 - 45
  • Ordonnance du département fédéral des finances (DFF) sur les données et les informations transmises par voie électronique (OelDI)
  • Ordonnance sur les services de certification électronique (OSCert)
  • Fiche d’informations de l’OFCOM concernant les évolutions dans le domaine des signatures numériques
  • Loi sur la protection des données (LPD), ordonnance relative à la loi sur la protection des données (OLPD)
  • Loi sur l’impôt fédéral direct (LIFD), art. 126, al. 3
  • Loi fédérale sur l’harmonisation des impôts directs LIHD art. 42 al. 3
  • Loi sur les droits de timbre art. 6
  • Code pénal (CP) art. 325
  • Loi fédérale sur le blanchiment d’argent (LBA) art. 7 / LBA AdC art. 34 et 35