Vollscanning eingehender Steuererklärungen

Einmal im Jahr - Jeder kennt es, keiner liebt es: Einmal im Jahr, wenn Ende März die Abgabefrist für die Steuerklärungen näher rückt, brechen viele Bewohner der Schweiz in hektische Betriebsamkeit aus. Fällt das Couvert mit den mühsam ausgefüllten Formularen und den sorgsam zusammengetragenen Belegen dann in den Briefkasten, ist der Steuerzahler erst mal erleichtert. Aber was passiert dann mit den Couverts und ihren Inhalten?

Die Schweizerische Post ist vom Kantonalen Steueramt beauftragt, diese Couverts direkt an die Firma Tessi Solutions in Zürich-Urdorf umzuleiten, wo ein Team von spezialisierten Mitarbeitern für die weitere Verarbeitung der Steuererklärungen bereitsteht.

Jedes Couvert wird noch am Eingangstag geöffnet und der Inhalt anhand der als Barcode aufgedruckten Geschäftsfallnummer sofort elektronisch registriert. Somit ist jederzeit ersichtlich, welche Steuererklärungen wann eingegangen sind und wie viele noch auf die Weiterverarbeitung warten. Dokumente, die nicht zu diesem Prozess gehören, aber manchmal irrtümlich hineingelangen (z.B. Steuererklärungen von Firmen), werden sofort aussortiert und einer separaten Behandlung zugeführt. Sehr umfangreiche Steuerklärungen werden nach der Digitalisierung rasch in Papierform an das Steueramt zurückgesandt, da sie in vielen Fällen kurzfristig bearbeitet werden müssen und die zuständigen Mitarbeiter in diesen oft komplexeren Fällen die Originalbelege zur Verfügung haben sollen.

Dank der Digitalisierung der Steuererklärungen können sich die Mitarbeitenden voll und ganz auf die Veranlagung konzentrieren

Im nächsten Schritt werden die Formulare und Belege jeder einzelnen Steuererklärung gemäss einer vorgegebenen Reihenfolge sortiert. So ist sichergestellt, dass eine einheitliche Ordnung der Dokumente die Arbeit in allen weiteren Phasen erleichtert.

Die aufbereiteten Steuererklärungen werden dann beidseitig schwarz-weiss gescannt, die Inhalte mittels OCR (Optical Character Recognition) Techniken extrahiert und die Struktur der Steuererklärung automatisch überprüft.  

Nicht korrekt erkannte Teilbereiche der Steuererklärung werden farbig markiert und manuell nachbearbeitet

Sofern notwendig, werden vom System nicht zuverlässig erkannte Inhalte und Strukturen manuell korrigiert bzw. ergänzt. Durch umfangreiche Konsistenzprüfungen ist sichergestellt, dass Irrtümer und Fehler weitestgehend eliminiert werden und somit eine äusserst hohe Datenqualität garantiert ist. Beispielsweise prüft das System automatisch die Korrektheit von Summen und verweigert die Annahme falscher Daten.

Die gewonnenen Daten werden schliesslich dem Kantonalen Steueramt digital zur weiteren Verarbeitung in der Steuerapplikation zur Verfügung gestellt. Zusätzlich werden die eingescannten Dokumente als PDF in einem digitalen Archiv abgelegt, während die Papierdokumente regelmässig abgeholt und in Räumen des Steueramts gelagert werden.

Der dargestellte Ablauf bezieht sich auf konventionell ausgefüllte Formulare, wobei auch bei handschriftlichen Einträgen ein bemerkenswert hoher Automatisierungsgrad erreicht wird. Einen Speziallfall stellen Steuererklärungen dar, die mit einer vom Steueramt zur Verfügung gestellten Software erstellt wurden. Diese codiert sämtliche Informationen in Form eines grossen 2D-Barcodes. Sofern dieser erfolgreich erkannt wird, werden die Arbeitsschritte zur weiteren Aufbereitung der ausgedruckten Steuererklärung übersprungen.

Neben den Steuererklärungen werden auch andere damit in Zusammenhang stehende Dokumente von Tessi Solutions verarbeitet und in den Prozess integriert. Hierzu zählen etwa Fristerstreckungsgesuche, die nach Möglichkeit automatisch der jeweiligen Steuererklärung zugeordnet werden. Das Steueramt erhält so optimal aufbereitete Informationen, die seine Arbeit erleichtern und potentielle Fehlerquellen eliminieren.


Flexible Organisation

Tessi Solutions hat seine Organisation so gestaltet, dass diese Schwankungen aufgefangen werden können. Ein kleines Kernteam von Spezialisten arbeitet das ganze Jahr, während zu Spitzenzeiten bis zu 50 Personen aufgeboten werden. Diese sind bei Bedarf in zwei Schichten und bis zu sechs Tage pro Woche tätig.  Alle Arbeitskräfte werden vor ihrem Einsatz sorgfältig geschult und schriftlich auf strikte Geheimhaltung aller Daten verpflichtet.

Vollscanning eingehender Steuererklärungen


Tessi Solutions erfüllt den Datenschutz