Archiv für elektronische und Papierrechnungen

Bei der elektronische Rechnungsübermittlung muss beim Sender und Empfänger in der ursprünglichen Form archiviert werden.

Tessi Solutions hat für diese Problemstellung das Rechnungsarchiv als Dienstleistung (ASP) entwickelt, welches von Rechnungsstellern und Rechnungsempfängern genutzt werden kann. D.h. Tessi Solutins betreibt das Archivsystem und der Kunde kann jederzeit via Internet auf seine Daten zugreifen. Die Onlinearchivierung von Rechnungen und Gutschriften kann beliebig zum Firmenarchiv ausgebaut werden, das sämtlichen Schriftverkehr, wie Bestellungen, Reklamationen, Verträge etc. umfasst. 

Für jede Rechnung wird ein Archivsatz erzeugt, der sich aus folgenden Elementen zusammensetzt (Erfordernis gemäss ElDI-V).

  • OriginalrechnungDigitale Archivierung von elektronischen Rechnungen (E-Invoices)
    Die Originalrechnung ist exakt der Datenbestand, der an den Rechnungsempfänger gesendet wurde. Diese Daten sind signiert und damit unveränderlich abgespeichert. Damit stellen diese Daten den Urbeleg dar.
  • Visualisierte Rechnung
    Da die Daten elektronisch versandt werden, ist es schwierig, diese direkt zu lesen. Daher werden diese Daten in ein leicht lesbares Format, welches einer gedruckten Rechnung entspricht, umgewandelt. Die Ablage dieser Visualisierung erfolgt normalerweise als PDF.
  • Signaturdaten
    Elektronische Rechnungen sind steuerlich nur dann relevant, wenn eine Signatur zu diesen vorliegt. Diese Informationen werden in den Signaturdaten abgelegt. Mit Hilfe dieser Daten kann nachgewiesen werden, dass die Originaldaten unverändert sind und genau in dieser Form an den Rechnungsempfänger abgesandt wurden. Weiterhin werden in den Signaturdaten Informationen bezüglich des verwendeten Zertifikates gespeichert, die es ermöglichen, dieses automatisch zu prüfen.
  • Indexwerte
    In den Indexwerten werden die Werte abgelegt, welche bei der Anlieferung zur Indizierung des Objektes verwendet wurden. Damit erfolgt der Nachweis der korrekten Indizierung.
  • Verarbeitungsprotokoll
    Beginnend von der Verarbeitung der Daten aus dem ERP-System müssen alle Schritte protokolliert werden. Diese Schritte werden in einem Verarbeitungsprotokoll erfasst und abgespeichert. Dieses Protokoll ist ebenfalls Teil eines Archivobjektes.
  • Zugriffsprotokoll
    Nach Vorgabe des Gesetzgebers müssen alle Zugriffe auf ein Objekt nachvollziehbar sein. Dazu wird im Archiv über jeden Zugriff ein Protokolleintrag erstellt. Dieses Protokoll kann jederzeit eingesehen werden. 

Alle Elemente des Archivsatzes können einzeln betrachtet und ausgewertet werden. Weiter ist es möglich, diese Objekte einzeln zur eigenen Auswertung auf den Rechner des Nutzers zu laden.

Gesetzliche Anforderungen

Das elektronische Rechnungsarchiv entspricht den gesetzlichen Anforderungen der GeBüV, ElDI-V und des MWST Gesetzes.

Digitale Archivierung von elektronischen Rechnungen (E-Invoices)

«Die für die Steuererhebung relevanten elektronischen Daten sind von der versendenden und von der empfangenden Person in der ursprünglichen Form der Übermittlung und in ihrem ganzen Umfang auf maschinell verwertbaren Datenträgern aufzubewahren. Eine Aufbewahrung ausschliesslich in gedruckter Form oder auf Mikrofilm ist nicht zulässig. »
ElDI-V, Art. 10

Das elektronische Rechnungsarchiv entspricht den gesetzlichen Anforderungen der GeBüV, ElDI-V und des MWST Gesetzes

Digitale Signatur für elektronische Rechnungen

Ein elektronischer Code, der elektronischen Daten beigefügt wird oder logisch mit ihnen verknüpft ist und mit Hilfe eines privaten Schlüssels verschlüsselt wird, und anhand dessen nach Entschlüsselung mit Hilfe des entsprechenden öffentlichen Schlüssels festgestellt werden kann, dass die Daten dem Inhaber des privaten Schlüssels zugeordnet werden können und seit ihrer Signatur nicht verändert worden sind.