PK «Versicherten Dossiers»

Pensionskassen sind auf ein jahrzehntelanges Bestehen ausgerichtet und müssen tagtäglich zuverlässig arbeiten. Informationen dürfen keinesfalls verloren gehen und müssen jederzeit verfügbar sein. Das Archiv ist dementsprechend eines der zentralen Elemente jeder Kasse.

Die im Archiv vorhandenen Unterlagen dokumentieren die Ansprüche ihrer aktiven und passiven Mitglieder. Verluste von Dokumenten oder Manipulationen an diesen könnten unabsehbare Konsequenzen für die finanzielle Situation der PK und ihre Mitglieder haben. Vertrauens- und Imageverlust bei einem solchen Ereignis wären ebenfalls fatal.

Papierbelege machen auch heute noch nahezu 100 Prozent des Archivgutes aus. Sie sind typischerweise nur einfach vorhanden und könnten bei einem Verlust nicht ersetzt werden.


Beispiele verdeutlichen die Gefahren beim Totalverlust

  • Das Versicherungsverwaltungssystem enthält zwar den Hauptteil aller aktuellen Versichertendaten in elektronischer Form, dennoch sind zusätzlich viele ungesicherte Daten vorhanden, meist Dokumente über die Vergangenheit der Versicherten. Ein Verlust dieser Informationen, insbesondere mit Bezug zu Vorgängen, die Geldtransfers veranlassen (Scheidung, WEF, Einkauf, Eintritt, Austritt), führen zu einem Verlust von Beweismitteln, was angesichts von zunehmenden Auseinandersetzungen mit Versicherten für die PK sehr teuer sein könnte.
  • Der Verlust des medizinischen Eintrittsfragebogens kann zur Folge haben, dass Anzeigepflichtverletzungen oder Vorbehalte nicht geltend gemacht werden können.
  • Das Fehlen von Durchführbarkeitsbescheinigungen kann bewirken, dass Auszahlungen rechtswidrig erfolgen und auf richterliches Geheiss eventuell erneut erfolgen müssten.
  • Probleme mit Steuerbehörden entstehen, wenn nicht nachgewiesen werden kann, dass die Versicherten ausdrücklich auf die Rahmenbedingungen von Einkäufen, Rückzahlungen und Vorbezügen aufmerksam gemacht wurden.

Die Archivstruktur

Die Archivstruktur bildet primär die typische Versichertenstruktur nach Versichertennummern ab und erlaubt  die Suche nach verschiedenen Kriterien wie Versichertennummer, AHV-Nummer, Adresse und Name.

Pensionskassen sind auf ein jahrzehntelanges Bestehen ausgerichtet und müssen tagtäglich zuverlässig arbeiten.

Umfassende elektronische PK Akte

Die versichertenunabhängige Ablage kann integriert werden, wie beispielsweise Verträge, Reglemente, Schriftverkehr mit Aufsicht, Arbeitgebern, Portfoliomanagern, Immobilienverwaltungen etc.

Das Pensionskassen Versicherten Dossier in Kürze

  • Das Archiv ist zentraler Bestandteil einer Pensionskasse
  • Eine elektronische Lösung spart Platz und Geld
  • Sicherheit und Verfügbarkeit sind wichtigste Anforderungen