Fallbearbeitung und elektronischer Postkorb

Bei Behördenstellen, Verwaltungen, Versicherungen, Banken usw. findet sich täglich korbweise Post im Posteingang, die sortiert und an die Adressaten verteilt werden muss. Unterschiedlichste Vorgänge, die von den zuständigen Beamten oder Sachbe­arbeitern den entsprechenden Dossiers zugewiesen und bearbeitet werden müssen. Einige davon werden sofort erledigt - andere dagegen sind an vordefinierte Abläufe gebunden.

Vermeidung von unbearbeiteten oder unauffindbaren GeschäftsfällenDie Papierstapel, die an den einzelnen Arbeitsplätzen anfallen, gilt es abzuarbeiten. Dabei kommt es immer wieder vor, dass Dokumente unauffindbar sind, weil sie bei­spielsweise in ein falsches Dossier abgelegt wurden, oder, dass Termine wegen Per­sonalengpässen, z.B. bei Ferienabwesenheiten, nicht eingehalten werden. Ausserdem ist ein Überblick über die aktuelle Situation nicht möglich. 

Die «Fallbearbeitung» und «Pendenzenverwaltung» von Tessi Solutions ist die elektronische Lösung dieses Problems; mit einem Hochleistungsscanner wird die eingegangene Post digitalisiert. Selbstverständlich können auch Daten aus elektronischen Quellen wie Printstream / COLD, E-Mails, Word-Dokumente usw. verarbeitet werden. Derart vorbereitete Dokumente werden automatisch dem richtigen Dossier zugewiesen und den zuständigen Beamten oder Sachbearbeitern in den elektronischen Eingangskorb gelegt.

Wird ein Geschäftsfall eingesehen, wird dieser automatisch in den elektronischen Pendenzenkorb des betreffenden Mitarbeiters verschoben. Ist ein Geschäftsfall fertig bearbeitet, kann er je nach Anforderung elektronisch abgeschlossen, abgelegt oder weitergeleitet werden.

Vorteile der elektronischen Fallbearbeitung

  • Bessere Nutzung personeller Ressourcen
  • Massive Entlastung der internen Postverteilung
  • Standardisierung und Automatisierung Workflow
  • Auslastungskontrolle
  • Qualitätssteigerung bei der Bearbeitung der Geschäftsfälle
  • Vermeidung von Terminverschleppungen
  • Vermeidung von unbearbeiteten oder unauffindbaren Geschäftsfällen
Standardisierung und Automatisierung Workflow sowie Qualitätssteigerung bei der Bearbeitung der Geschäftsfälle