Digitale Personaldossiers

Die «digitale Personalakte» ist eine Softwareapplikation zur Bearbeitung von Bewerbungen und Verwaltung von Dokumenten aus dem HR Dossier. Diese speziell für die Personalabteilung entwickelte Anwendung ersetzt die traditionelle Papier-Personalakte und archiviert sämtliche Informationen elektronisch.

Die «digitale Personalakte» beinhaltet sowohl eingescannte, unstrukturierte Dokumente als auch strukturierte Informationen, die in Mailprogrammen und Textverarbeitungssystemen erstellt wurden. Zu den elektronischen Dokumenten zählen Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Leistungsbeurteilungen, Mitarbeiterbild, laufende Korrespendenz, Beförderungen, Bescheinigungen etc. 

Kundenmeinung

«Unsere Erwartungen in Bezug auf Reduktion der Aufwände, Optimierung der Abläufe und Erhöhung der Sicherheit wurden vollumfänglich erfüllt. Tessi Solutions hat sich einmal mehr als kompetenter, seriöser und lösungsorientierter Partner gezeigt.»

Michael Brönnimann, Projektverantwortlicher «eDossier» bei Manor

Schnittstellen der «digitalen Personalakte» zu bestehenden HR- und Vorsorgesystemen sowie Buchhaltungs- und Archivsystemen ermöglichen die Integration in die bestehende Unternehmens-IT. Das web-basierte System erlaubt ausschließlich definierten Benutzern Zugriff zu den besonders vertraulichen Personaldaten, die verschlüsselt und damit sicher übermittelt werden. Alle Bearbeitungsvorgänge in der digitalen Personalakte werden protokolliert.

Ein vereinfachtes Handling, der standortunabhängige Zugriff auf die Dossiers sowie Kosteneinsparungen sind Gründe für die Einführung der digitalen Personalakte in den HR Abteilungen. Diese Art der Dokumentenablage entspricht den rechtlichen Anforderungen an die Personalaktenaufbewahrung und gilt als revisionssicher.   


Was ist eine digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte, auch bekannt unter den Bezeichnungen «elektronisches Personaldossier» oder «digitales HR Dossier», führt alle strukturierten und unstrukturierten Informationen über Ihre Mitarbeitenden in einer elektronischen Akte zusammen.

Digitalisierung Altbestand

Auf Wunsch scannt und importiert Tessi Solutions Ihren Altbestand in die digitale Personalakte.

Lesen Sie mehr dazu in der Pressemitteilung «Manor führt vollständig digitale Personaldossiers ein».

Enterprise Content Management mit OPTIMAL SYSTEMS und Tessi Solutions


Standortunabhängig und à la carte

Sie entscheiden, ob Sie die professionellen Scanning Dienstleistungen unserer Scancentren nutzen möchten oder ob Sie selber scannen möchten. Ebenfalls liegt die Entscheidung, ob Sie die Software für Ihre «elektronischen Personalakten» einkaufen möchten, oder ob Sie das «digitale Personaldossier» als Software as a Service nutzen wollen, bei Ihnen.

Erprobt und flexibel

Die «digitale Personalakte» ist eine Applikation vom führenden DMS/ECM Anbieter OPTIMAL SYSTEMS aus Berlin und kann auch für andere Bereiche zur Verwaltung und Archivierung eingesetzt werden.