MWST Bestimmungen zur Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Belegen

Die steuerpflichtige Person hat ihre Geschäftsbücher ordnungsgemäss zu führen und so einzurichten, dass sich aus ihnen die für die Feststellung der Steuerpflicht sowie für die Berechnung der Steuer und der abziehbaren Vorsteuern massgebenden Tatsachen leicht und zuverlässig ermitteln lassen. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) kann hierüber nähere Bestimmungen erlassen. Diese dürfen nur dann über die handelsrechtlich vorgeschriebenen Bestimmungen hinausgehen, wenn dies für die ordnungsgemässe Erhebung der Mehrwertsteuer (MWST) unerlässlich ist [8].

Das MWSTG enthält verschiedene Bestimmungen in bezug auf die Aufbewahrung, welche über die handelsrechtlichen Vorschriften hinausgehen. Dabei handelt es sich im wesentlichen um Bestimmungen betreffend: Aufbewahrungspflicht im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen, Verjährung, Aufbewahrung von Unterlagen im Original, elektronische Aufbewahrung sowie Aufbewahrung im Inland. Die ESTV hat im 6. Teil, Wegleitung, verschiedene Bestimmungen zur Buchführung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Belegen erlassen, welche im Detaillierungsgrad über die Vorschriften des OR und der GeBüV hinausgehen. Die Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Belegen ist insbesondere in Z 943 ff. der Wegleitung geregelt.

MWST Bestimmungen zur Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und BelegenUnterlagen im Zusamenhang mit unbeweglichen Gegenständen

Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen sind wegen der Einlageentsteuerung bzw. wegen des Eigenverbrauchs während 20 Jahren aufzubewahren [9].

Verjährung

Auch für die Zwecke der Mehrwertsteuer hat die steuerpflichtige Person ihre Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen im Grundsatz während zehn Jahren aufzubewahren. Ist nach Ablauf dieser Frist die Verjährung der Steuerforderung noch nicht eingetreten, so dauert die Aufbewahrungspflicht bis zum Eintritt der Verjährung [10]. Die Steuerforderung verjährt fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie entstanden ist. Die Verjährung kann unterbrochen werden oder stillstehen. Sie tritt aber maximal 15 Jahre nach Ablauf der Entstehung der Steuerforderung ein [11].

Aufbewahrung im Original

Neben der unterzeichneten Betriebsrechnung und Bilanz sind auch Unterlagen und Belege, bei denen die Möglichkeit der fotografischen Wiedergabe in beliebiger Anzahl zu Unklarheiten oder Missbrauch führen könnte, im Original aufzubewahren z. B. Ein- und Ausfuhrbelege der Eidgenössischen Zollverwaltung [12].

Aufbewahrung im Inland

Die Wegleitung bestimmt in Z 943, dass die Geschäftsbücher und Belege (Korrespondenzen, Bestellungen, Lieferantenrechnungen, Kopien der Ausgangsrechnungen, Kaufverträge, Zahlungsbelege, Kassenstreifen, Einheitsdokumente, Ausfuhrdeklarationen, Einfuhrsteuerausweise, Hilfsbücher, auch interne Belege wie Arbeitsrapporte, Materialbezugsscheine, Werkstatt- oder Atelierkarten, Zusammenstellungen für die MWST-Abrechnungen) im Inland während zehn Jahren aufzubewahren sind.

Auch bestehen gewisse Einschränkungen betreffend der Speicherung der für die Steuererhebung relevanten Daten auf Hardware, die sich im Ausland befindet [13]. So ist die Aufbewahrung von Datenträgern im Ausland nur zulässig, wenn der Zugriff, die Lesbarmachung und Auswertung der für die Steuererhebung relevanten Daten jederzeit gewährleistet bleibt [14].

Elektronische Aufbewahrung

Wie das OR bestimmt auch die Wegleitung, dass Betriebsrechnung und Bilanz schriftlich und unterzeichnet im Original aufzubewahren sind und dass die übrigen Geschäftsbücher, die Buchungsbelege sowie die Geschäftskorrespondenz auch elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden können, sofern sie jederzeit lesbar gemacht werden können.

Dabei ist insbesondere zu beachten, dass organisatorische und technische Massnahmen zur Wahrung von Sicherheit und Unveränderlichkeit der Datenträger während der gesamten Aufbewahrungsfrist so zu treffen sind (auch im Falle von Änderungen des EDV-Systems, der Programme oder der Datenträger), dass die Datenträger und Daten vor schädlichen Einwirkungen und Verlust geschützt sind.

Die Aufzeichnungen müssen jederzeit verfügbar sein und ohne Erschwernis gelesen werden können. Die Prüfung der Aufzeichnungen darf nicht schwieriger sein oder mehr Zeit beanspruchen, als dies bei der Prüfung der Unterlagen im Original der Fall wäre. Dem Einsichtsberechtigten müssen die erforderlichen Hilfsmittel und das Bedienungspersonal unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden. Er kann zudem verlangen, dass die von ihm bestimmten Aufzeichnungen in unmittelbar lesbarer Form (auf Papier) vorgelegt werden [15].

Bei der elektronischen Übermittlung und Aufbewahrung von Daten müssen aus der Sicht der MWST Art. 43 und Art. 44 der Verordnung zum Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTGV) beachtet werden. Danach haben elektronisch übermittelte und aufbewahrte Daten, die für den Vorsteuerabzug,die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind, die gleiche Beweiskraft wie Daten, die ohne Hilfsmittel lesbar sind, sofern die Voraussetzungen des Nachweises des Ursprungs, der Integrität und der Nichtabstreitbarkeit von Versand und Empfang erfüllt sind [16]. Details dazu sind in der Verordnung über die elektronisch übermittelten Daten und Informationen (ElDI-V) geregelt. Diese Verordnung enthält unter anderem Vorschriften in bezug auf die Kontrolle durch die ESTV [17], elektronische Signatur [18], Datensicherheit [19], Prüfbarkeit [20], Wiedergabe [21], Zugriff auf Daten [22], Prüfpfad [23] und Aufbewahrung [24]. Liegen wegen mangelnder Aufbewahrung keine oder nur unvollständige Unterlagen vor, droht eine ermessensweise Einschätzung.

Quelle

Auszug aus «Der Schweilzer Treuhänder», Februar 2005
Mit freundlicher Genehmigung der KPMG

 

MWST Einschätzung

«Liegen wegen mangelnder Aufbewahrung keine oder nur unvollständige Unterlagen vor, droht eine ermessensweise Einschätzung.»

Aufbewahrung

«Durch die Aufbewahrung im Inland und sorgfältige Archiverung kann das mehrwertsteurliche Risiko reduziert werden.»

Anmerkungen

8 Art. 58 Abs. 1 MWSTG
9 Art. 58 Abs. 2 MWSTG i.V. m. Art. 34
Abs. 2 MWSTG und Art. 42 Abs. 3 MWSTG
10 Art. 58 Abs. 2 MWSTG
11 Art. 49 Abs. 4 MWSTG
12 Z 948 Wegleitung
13  Kommentar zur ElDI-V, S. 22
14 Art. 10 Abs. 4 ElDI-V
15 Z 947 Wegleitung
16 Art. 43 MWSTGV
17 Art. 2 ElDI-V
18 Art. 3 ElDI-V
19 Art. 4 ElDI-V
20 Art. 5 ElDI-V
21 Art. 6 ElDI-V
22 Art. 7 ElDI-V
23 Art. 8 ElDI-V
24 Art. 10 ElDI-V