Elektronische Langzeitarchivierung

Wer über ein elektronisches Dokumenten Management verfügt und die Informationen im direkten Zugriff hat, sichert sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Die Realisierung und der Betrieb eines eigenen Dokumenten Management Systems bindet aber Ressourcen, die das Unternehmen gewinnbringender für das Kerngeschäft verwendet. Die Alternative ist ein von Tessi Solutions in Dienstleistung betriebenes online Archiv (ASP).

Übersicht über die elektronische Langzeitarchivierung Abbildung: Verarbeitungsprozess Archiverung

Das Tessi Dienstleistungszentrum archiviert zuverlässig HOST- / Computer Output genauso wie Papier- und Office-Dokumente, wobei der Zugriff rund um die Uhr via Web Browser erfolgt. Individuell definierte Suchbegriffe erlauben den raschen und unkomplizierten Zugriff auf Ihre Daten und Dokumente. Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist, dass Sie die monatlichen Kosten im Voraus kennen und budgetieren können.

Um Betrieb, Unterhalt und Software Upgrades brauchen Sie sich nicht zu kümmern; das System wird von unseren Spezialisten betrieben und rund um die Uhr überwacht. Wir sorgen dafür, dass bezüglich Performance, Infrastruktur und Servicequalität keine Wünsche offen bleiben. Ihre Dokumente sind bei uns in besten Händen!

Merksätze zur revisionssicheren Archivierung

  • Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden
  • Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
  • Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein
  • Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist
  • Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können
  • Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können
  • Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können
  • Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist
  • Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist
  • Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen Quelle: Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.

Elektronische Archivierung im ASP (Application Service Providing)

ASP ist eine Dienstleistung, die gegen eine monatliche Nutzungsgebühr in Anspruch genommen werden kann. Tessi Solutions stellt die revisionssicheren Archivierungsdienste über das Internet zur Verfügung.

 

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